Os erros de SPF (Sender Policy Framework) são uma das maneiras mais fáceis de prejudicar a capacidade de entrega de um domínio e um dos problemas mais difíceis de serem detectados a tempo. Seus e-mails nem sempre falharão visivelmente, mas cada falha de autenticação prejudica sua reputação até que as principais plataformas comecem a tratar você como um spammer.
Este artigo explicará a você por que os erros de SPF acontecem, como pequenos problemas de registro se transformam em falhas maiores e o que é necessário para corrigir corretamente um registro SPF quebrado ou inchado. Continue lendo!
Como um único registro SPF quebra tudo
Todo erro de SPF começa com algo aparentemente pequeno: o registro SPF do seu domínio, definido por uma única entrada TXT no seu DNS. É fácil ignorar esse registro porque ele não parece grande coisa. Apenas uma linha com alguns mecanismos que apontam para endereços IP e domínios.
Mas essa única linha é o que todo servidor de recebimento verifica para decidir se seus e-mails são legítimos. Se ela estiver faltando, quebrada ou mal configurada, seus e-mails serão sinalizados. Se estiver sobrecarregado, sua autenticação falhará antes mesmo de você saber o que está acontecendo.
O problema é que os registros SPF não quebram de uma só vez. Eles quebram gradualmente à medida que mais ferramentas são adicionadas à sua pilha de e-mail.
A maioria das equipes não percebe o quanto está se aproximando do limite de pesquisa de DNS do SPF até que algo se rompa. No momento em que os e-mails começam a cair no spam ou as pontuações de reputação caem, corrigir o registro não é apenas remover uma ou duas linhas.
Por que você não verá as falhas do FPS chegando
Quando a autenticação SPF falha com um Permerror, você nem sempre recebe um aviso óbvio. Isso é parte do que o torna tão perigoso. Seus e-mails não são necessariamente devolvidos com uma enxurrada de mensagens de erro furiosas. Na maioria das vezes, eles simplesmente param de funcionar.
No início, é fácil você não perceber. Talvez as taxas de abertura caiam em alguns pontos ou uma campanha tenha um desempenho inferior, mas você atribui isso ao mau momento. Enquanto isso, no lado do servidor, seu domínio começa a criar um padrão: um histórico de tentativas de autenticação fracassadas.
Esse histórico é importante para provedores de caixa de correio como Gmail, Outlook e Yahoo. Cada falha de autenticação é registrada, pontuada e adicionada a um registro que afeta diretamente a forma como o seu domínio é tratado.
Quando sua reputação cai, é difícil recuperá-la. Os provedores não julgam apenas os e-mails de hoje. Eles julgam você com base em meses de envio, e é por isso que um erro permanente de SPF não detectado pode prejudicar sua capacidade de entrega muito antes de você perceber que há um problema.
Pior ainda, corrigir o registro após o fato não vai desfazer o dano instantaneamente. Você ainda terá que reconstruir a confiança com o tempo. É por isso que a detecção precoce é tão importante. A execução de verificações regulares de autenticação, o monitoramento da integridade do DNS e a incorporação de um serviço de capacidade de entrega como o InboxAlly oferecem a você uma chance de detectar pequenos problemas antes que eles se transformem em problemas maiores.
Você não pode consertar o que não pode ver, portanto, é melhor estar preparado.
Como os registros SPF normais se tornam complicados
No papel, a regra é simples: ao verificar um registro SPF, o servidor receptor pode realizar até 10 pesquisas de DNS. Para uma configuração pequena ou simples, dez pesquisas parecem ser mais do que suficientes. Mas, na prática, até mesmo as configurações mais simples evoluem para registros SPF complexos com o tempo.
Em geral, começa pequeno:
- Um include para sua plataforma de CRM.
- Outra inclusão para sua ferramenta de marketing.
- Mais um para seu software de suporte ao cliente.
Cada um deles faz referência a outros registros, que trazem seu próprio conjunto de domínios. Às vezes, esses fornecedores empilharam seus próprios registros com outros serviços de terceiros. Antes que você perceba, o seu registro SPF de aparência inocente já foi incorporado a dezenas de consultas de DNS.
Essa complexidade não é visível quando você dá uma olhada nas configurações de DNS. Um registro SPF pode parecer curto e gerenciável, mas, ao mesmo tempo, apresenta pesquisas ocultas em vários níveis. Quando o limite de 10 pesquisas de DNS é ultrapassado, não há sucesso parcial – a verificação SPF falha completamente, assim como a autenticação.
Para manter um registro SPF saudável, você não precisa configurá-lo corretamente apenas uma vez. Caso contrário, algumas atualizações comuns do sistema são suficientes para transformar sua configuração de e-mail limpa em um labirinto impossível de ser consertado.
Erros comuns que estragam os registros SPF
A maioria dos problemas de SPF não acontece porque alguém foi imprudente. Eles acontecem porque as equipes do mundo real estão ocupadas, agindo rapidamente e confiando que seus sistemas permanecerão limpos ao longo do tempo.
A publicação de vários registros SPF é um dos problemas mais comuns. Uma equipe lança uma nova ferramenta e adiciona uma linha SPF. Meses depois, outra equipe adiciona um segundo serviço sem verificar o que já está em vigor. Os dois registros podem ser válidos por si só, mas, juntos, eles acionam um Permerror instantâneo durante a autenticação.
Erros de sintaxe são igualmente comuns. Você pode perder um espaço, colocar um traço no lugar errado, esquecer de iniciar o registro com v=spf1… Esses pequenos erros de SPF não chamam a atenção, mas prejudicam completamente a funcionalidade do registro. Felizmente, eles são mais fáceis de corrigir.
Os includes de terceiros tornam as coisas ainda mais difíceis de controlar. Os fornecedores geralmente pedem que você adicione a linha de inclusão deles sem explicar o peso que ela tem no DNS. Os registros SPF de alguns fornecedores já fazem referência a vários outros serviços, fazendo com que você se aproxime do limite de pesquisa sem aviso prévio.
E mesmo quando os fornecedores são substituídos ou as ferramentas são desativadas, as entradas SPF antigas geralmente permanecem. Esquecidas, criam muitas pesquisas de DNS e prejudicam a reputação do seu domínio ao longo do tempo.
Por que as ferramentas de nivelamento de FPS são uma faca de dois gumes
Se você já atingiu o limite de pesquisa de SPF, provavelmente já viu aquelas ferramentas “achatar seu SPF”. Elas prometem uma solução simples: transformar todos esses includes e mecanismos em uma lista organizada de endereços IP. Um registro, um mínimo de pesquisas, problema resolvido. Parece ótimo, certo?
Não exatamente.
O achatamento do registro SPF reduz imediatamente o número de pesquisas de DNS, mas também congela sua configuração no tempo. Cada -include que você nivelou aponta para um sistema dinâmico que pode mudar. Os fornecedores alternam seus IPs de envio o tempo todo e, quando isso acontece, sua lista de IPs nivelados não é atualizada automaticamente.
No início, talvez você não perceba nada de errado. Os e-mails continuam sendo enviados. Mas, ao longo de semanas ou meses, a capacidade de entrega pode começar a diminuir à medida que o registro fica cada vez mais obsoleto. Eventualmente, seus e-mails podem começar a falhar completamente no SPF se os IPs forem retirados ou reatribuídos.
O nivelamento não é uma solução única. Se você optar por esse caminho, precisará definir um cronograma para refazer o nivelamento e publicar novamente seu registro SPF regularmente; caso contrário, você estará apenas resolvendo o problema daqui a alguns meses.
Uma configuração de SPF mais limpa é dez vezes melhor do que tentar consertar uma configuração inchada. Os atalhos são tentadores, mas vêm com dívidas de manutenção das quais você acabará se arrependendo.
Limpeza de um registro SPF desorganizado
Ao procurar corrigir o SPF Permerror, você está basicamente desembaraçando um registro que está crescendo fora de controle há algum tempo, e isso traz inchaço e erros que você precisará reconstruir. É por aqui que você pode começar:
Corte o inchaço
Você não pode contornar isso – cada inclusão desnecessária, cada referência redundante, cada fornecedor antigo que você esqueceu precisa ser removido. É brutal, mas necessário se você estiver perto do limite de pesquisa.
Achate, mas não exagere
O achatamento do registro SPF também ajuda. Em vez de buscar pesquisas externas, você substitui os domínios por endereços IP diretos. Mas, se você nivelar cegamente, corre o risco de criar um registro frágil que quebrará na próxima vez que um fornecedor atualizar sua infraestrutura. Aplaneje onde fizer sentido, mas deixe espaço para a flexibilidade onde você precisar dela.
Remover o que não está mais ativo
Os domínios mortos são passivos silenciosos. Cada pesquisa vinculada a um domínio que você não controla mais é outro ponto de falha em potencial. Se ele não é usado ativamente, não pertence ao seu registro SPF.
Saiba quando é hora de começar de novo
No entanto, às vezes, um registro está muito perdido. Quando você não consegue nem saber o que ainda está ativo, é melhor destruí-lo e reconstruí-lo de forma limpa. Novos registros, novas referências, novo começo.
Se você não tiver certeza de por onde começar,o testador de e-mail gratuito da InboxAlly pode mostrar exatamente qual é a situação do seu SPF antes que outro erro oculto acabe com a sua capacidade de entrega.
Não precisa ser perfeito
Ninguém mantém um registro SPF perfeito para sempre. Os sistemas e os fornecedores mudam, e as estratégias de correio eletrônico evoluem. Tentar criar algo impecável é um jogo perdido, mas criar algo gerenciável não é.
A melhor meta é um registro que você possa entender e uma estrutura que possa manter sem medo de que ela desmorone sob seu próprio peso.
Corrija os erros de SPF, corte o que está inchado e verifique sua configuração regularmente, antes que pequenos problemas se transformem em grandes falhas de entrega. E se você sentir que está se afastando de você, não ignore o serviço de capacidade de entrega da InboxAlly para manter seus e-mails vistos, confiáveis e entregues. Boa sorte!