Então você gastou muito tempo escrevendo o e-mail de boas-vindas perfeito ou talvez esteja apenas tentando enviar uma consulta rápida. Você está pronto para passar para a próxima coisa da sua lista, mas espere – seu e-mail voltou com um aviso de “Mensagem não entregue”. Você está pronto para passar para a próxima coisa da sua lista.
Por mais incômodo que isso seja, geralmente há uma solução rápida. Fornecemos uma lista de verificação, começando com as soluções mais fáceis e passando para as mais complicadas, para ajudar você a tirar a correspondência do seu cabelo e colocá-la na caixa de entrada do destinatário, onde ela deve estar.
Por que os e-mails desaparecem e como corrigi-los
Você clica em “enviar” e espera que seu e-mail chegue à caixa de entrada do destinatário, mas nada acontece. Você não recebe nenhuma resposta, nenhuma mensagem de retorno. Se isso lhe parece familiar, você não está sozinho.
De acordo com um estudo da Validity, 1 em cada 6 e-mails de marketing legítimos e baseados em permissão não é entregue nas caixas de entrada.
Você pode perder e-mails por vários motivos, desde simples erros de digitação até problemas mais complexos de capacidade de entrega. Por isso, vamos analisar as causas mais comuns e como corrigi-las.
1. Endereço de e-mail inválido
Embora todos nós estejamos acostumados com a correção automática do Google para nossos erros de digitação, se você cometer um erro com o endereço de e-mail do destinatário, não haverá correção automática para salvá-lo. Você não vai acreditar na frequência com que esses pequenos erros de digitação aparecem e, quando isso acontece, você recebe uma mensagem de erro.
Como você provavelmente notou, a mensagem de aviso nem sempre é muito específica (e é por isso que você está aqui). Certifique-se de que você digitou o endereço de e-mail correto – esse é o lugar mais fácil para começar. Você também pode verificar o endereço de e-mail antes de enviar o e-mail.
2. Limite de armazenamento da caixa de entrada atingido
Outra solução fácil. No entanto, a maioria dos provedores de e-mail agora oferece aos seus usuários armazenamento suficiente, portanto, esse problema é menos frequente do que costumava ser. Até mesmo uma conta gratuita do Gmail vem com 15 GB de armazenamento.
Mas se você encontrar esse problema, pode ligar para a pessoa ou contatá-la em um endereço de e-mail alternativo para avisá-la. (Além disso, isso faz com que você pareça muito prestativo – muito bem, você!).
O destinatário precisará excluir as mensagens da caixa de correio para liberar espaço na conta de e-mail.
Dica profissional: uma caixa de correio cheia geralmente é sinal de um endereço de e-mail inativo. Manter a sua lista limpa e livre de assinantes não engajados é a sua meta número um para manter a capacidade de entrega em ótima forma.
3. Problemas com o servidor de e-mail
Esse problema pode ocorrer devido à manutenção do servidor, tempo de inatividade inesperado ou interrupções na rede. É melhor você aguardar um pouco e tentar enviá-lo novamente mais tarde.
Nesse meio tempo, se for urgente, entre em contato por outro canal – talvez uma ligação rápida, uma mensagem de texto ou até mesmo uma mensagem nas mídias sociais. Se o problema persistir, entre em contato com o destinatário para ver se há uma maneira melhor de transmitir sua mensagem.
4. Anexo de e-mail bloqueado
Embora os tipos de arquivos comuns, como documentos do Word, PDFs e planilhas do Excel, normalmente passem sem problemas, os anexos ainda podem ser bloqueados, especialmente se contiverem macros.
E-mails com .docm (arquivos do Word habilitados para macro) ou .xlsm (arquivos do Excel habilitados para macro) têm maior probabilidade de serem sinalizados. Até mesmo arquivos compactados (zipados) podem sofrer restrições.
Veja como você pode solucionar problemas de e-mail relacionados a anexos:
- Verifique o tamanho do arquivo – se ele exceder o limite do destinatário, o e-mail não será enviado.
- Verificar se há malware – Alguns provedores de e-mail bloqueiam automaticamente os anexos que parecem suspeitos.
- Alterar o formato do arquivo – Converta um arquivo habilitado para macro em um arquivo padrão .docx ou .xlsx, ou salve um arquivo do Excel como PDF.
- Use um link de armazenamento em nuvem – Se o arquivo continuar sendo bloqueado, faça o upload dele para o Google Drive, Dropbox ou outro serviço de nuvem e compartilhe o link.
Muito bem, essas são as soluções rápidas. Agora, vamos passar para alguns problemas mais complexos que podem estar fazendo com que seus e-mails não sejam entregues.
5. Problemas de filtragem de e-mail
Os usuários podem definir regras específicas para e-mails recebidos e enviados que redirecionam, excluem ou bloqueiam automaticamente determinadas mensagens. Se o destinatário tiver regras de filtragem rígidas, ele poderá estar impedindo involuntariamente que seus e-mails sejam recebidos.
Por exemplo, mensagens que pareçam muito promocionais ou excessivamente agressivas, mesmo que você use pontos de exclamação (!!!) ou letras maiúsculas em excesso, podemacionar filtros de spam e ser enviadas diretamente para o spam.
A melhor maneira de contornar isso é escrever um texto que seja envolvente, mas não excessivamente vendedor, e convincente sem ser insistente.
6. Seus e-mails são filtrados como lixo eletrônico
Em 2023, o spam foi responsável por 45,6% de todos os e-mails enviados em todo o mundo.
Para combater isso, os provedores de e-mail usam filtros de spam avançados para separar as mensagens legítimas das fraudulentas. Mas nem sempre eles acertam: às vezes, até mesmo e-mails genuínos acabam bloqueados.
Antes de presumir que seu e-mail não foi recebido, peça ao destinatário para verificar a pasta de spam e marcar sua mensagem como segura para evitar futuros problemas de filtragem.
Você também deve experimentar algumas dessas práticas recomendadas de e-mail:
- Evite usar certas palavras ou frases que acionam filtros de spam
- Limite o número de links em seu e-mail – um número excessivo pode parecer suspeito.
- Escreva linhas de assunto naturais em vez de clickbait com spam, como “!!!AJA AGORA!!! Solicite seu cartão-presente GRATUITO no valor de US$ 500!!!”
- Sempre inclua uma opção de cancelamento de assinatura para manter a confiança e a conformidade.
Você quer ter certeza de que seus e-mails sempre chegarão à caixa de entrada? Confira o InboxAlly e aumente a capacidade de entrega otimizando a reputação do remetente para que você tenha um posicionamento perfeito na caixa de entrada!
Por exemplo, Jesse Navarro, Diretor de Monetização da Agexa, usou o InboxAlly para recuperar a capacidade de entrega de seus e-mails, aumentando as taxas de abertura de 5% para 41% e o posicionamento na caixa de entrada para 77%. Ao otimizar a reputação do remetente, o InboxAlly ajudou a restaurar o envolvimento e a garantir uma campanha de marketing por e-mail bem-sucedida para a Agexa.
7. Ataques de malware
O que acontece se você receber um alerta de “Falha na entrega de e-mail” para e-mails que nunca enviou?
Você pode estar lidando com um ataque de malware. Mais especificamente, um vírus pode estar usando sua conta para enviar e-mails de spam – o que não ébom.
O malware não apenas sobrecarrega sua caixa de entrada com mensagens de retorno, mas também representa sérios riscos à segurança. Se o seu e-mail estiver sendo desviado para spam, isso pode levar a uma lista negra de IPs, o que dificulta ainda mais o envio de e-mails legítimos. Se os seus e-mails não estiverem chegando aos destinatários, o malware ou um IP na lista negra podem ser os culpados. Identificar e corrigir esses problemas é fundamental para restaurar a capacidade de entrega de seus e-mails.
Nossa recomendação? Execute imediatamente uma verificação completa do antivírus, remova todas as ameaças detectadas e altere sua senha de e-mail o mais rápido possível.
8. Seu IP foi colocado na lista negra
Esse pode ser o problema mais frustrante da lista, mas não é impossível de ser corrigido. A primeira coisa que você deve verificar é se o seu IP foi colocado na lista negra. Você pode fazer isso usando uma ferramenta gratuita como o MX Toolbox.
Se o seu IP estiver em uma lista negra, a próxima etapa é descobrir o motivo. Depois de identificar e corrigir o problema, você precisará solicitar a remoção ao provedor da lista negra. Lembre-se de que esse processo não é instantâneo. Pode levar de algumas horas a vários dias para que você melhore sua reputação de IP.
Relacionado: O que é lista negra de IPs?
9. Problemas de autenticação
Os provedores de e-mail usam SPF, DKIM e DMARC para verificar se um e-mail é legítimo. Se essas políticas não forem configuradas corretamente, é mais provável que suas mensagens sejam sinalizadas como spam ou totalmente bloqueadas.
Então, por que essas políticas são importantes? A configuração adequada de SPF, DKIM e DMARC gera confiança nos servidores de e-mail e melhora a reputação do remetente, o que significa uma chance maior de chegar às caixas de entrada e não à pasta de lixo eletrônico.
Aqui você encontra um resumo rápido de cada um deles:
- SPF (Sender Policy Framework) – Especifica quais servidores têm permissão para enviar e-mails em nome do seu domínio.
- Se você já tiver um registro SPF, use o MX Toolbox para verificar sua validade e garantir que ele não exceda os limites de pesquisa de DNS.
- Se você ainda não tiver um, configure-o corretamente para incluir todos os servidores de e-mail que enviam em seu nome.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) – define como os provedores de e-mail devem lidar com mensagens que não passam nas verificações SPF ou DKIM.
- Você pode gerar facilmente um registro DMARC usando uma ferramenta de registro DMARC.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) – Adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails, provando que eles não foram adulterados e que são realmente enviados pelo seu domínio.
Ignorar essas etapas coloca em risco a capacidade de entrega e a reputação do seu domínio. Se os seus e-mails não estão chegando onde deveriam, a autenticação pode ser a peça que faltava.
Relacionado: SPF, DKIM e DMARC explicados.
O resultado final: como garantir que seus e-mails sejam vistos
Esperamos que, a esta altura, você já tenha descoberto por que seu e-mail não foi recebido. Talvez tenha sido uma solução simples, como verificar novamente o endereço do destinatário (nesse caso, você provavelmente não está lendo), ou pode ser um problema mais complexo, como seus e-mails ficarem presos no spam.
Se isso continuar acontecendo, o InboxAlly foi criado para resolver o problema. Nossa ferramenta de capacidade de entrega ensina os provedores de e-mail a colocar suas mensagens na caixa de entrada – desde o início.
Melhoramos a reputação do seu remetente ao interagir ativamente com o conteúdo do seu e-mail por meio de nossos “e-mails semente”. Isso indica aos provedores de e-mail que suas mensagens são valiosas, aumentando as chances de colocação na caixa de entrada.
Você está pronto para parar de adivinhar e começar a chegar às caixas de entrada? Confira o InboxAlly para saber mais sobre como ele funciona.