A maioria das pessoas não se lembra de escolher como seu e-mail funciona.

Você configura sua conta, tudo parece bem… até que as coisas param de sincronizar. As mensagens desaparecem. As respostas desaparecem. As pastas não coincidem. E, de repente, você se pergunta por que sua caixa de entrada se comporta como se tivesse vontade própria.

No centro dele estão dois protocolos que a maioria dos usuários nunca utiliza: IMAP e POP3.

Eles não são recursos ou configurações em que você clica todos os dias, mas definem como a sua caixa de entrada funciona em vários dispositivos e se ela se mantém sincronizada ou se desvia lentamente para o caos.

Um foi projetado para um mundo conectado à nuvem e com vários dispositivos, enquanto o outro foi criado para os anos 90 – literalmente. Então, qual é a diferença?

Uma caixa de entrada, dois dispositivos, caos total

Um homem de terno parece sobrecarregado enquanto papéis coloridos voam ao seu redor, cercado por duas grandes pilhas de arquivos em uma mesa, lembrando sua caixa de entrada caótica antes da sincronização de e-mails simplificar sua vida.

Você já abriu a caixa de entrada do seu celular, limpou alguns e-mails, depois foi para o laptop e… eles ainda estavam lá? Ou talvez você tenha respondido a algo no computador e, mais tarde, tenha verificado no tablet e não tenha encontrado a resposta em lugar algum.

Isso pode ser confuso, mas não se preocupe, não é um bug. É apenas a maneira como seu e-mail está configurado.

Há duas configurações que funcionam silenciosamente em segundo plano: IMAP (Internet Message Access Protocol) e POP3 (Post Office Protocol 3).

Parece técnico, mas há apenas duas maneiras de seu cliente de e-mail (como o Microsoft Outlook, Apple Mail ou qualquer outro que você use) se comunicar com o servidor remoto onde seus e-mails estão armazenados.

  • O IMAP se conecta ao servidor de e-mail e mantém tudo nele. Seus dispositivos apenas mostram a você o que está no servidor. Portanto, se você excluir uma mensagem do seu telefone, ela também será excluída do seu laptop. Se você mover algo para uma pasta, ele será movido para todos os lugares. Tudo permanece em sincronia – simples e consistente.
  • O POP3 funciona de forma diferente. Ele faz o download dos e-mails para o seu dispositivo e (a menos que você ajuste as configurações) os exclui do servidor posteriormente. É por isso que o seu laptop pode ter e-mails que o seu telefone não tem e que a pasta “Enviados” tem uma aparência diferente em cada dispositivo.

Portanto, não se trata de um estar certo e o outro estar errado, mas sim de como eles funcionam. O IMAP foi criado para pessoas que verificam e-mails em vários computadores. O POP3 pressupõe que você só verificará o e-mail em um único computador.

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O que o POP3 faz (e por que está desatualizado)

Um monitor CRT antigo e amarelado, com um cabo desconectado, fica no chão ao lado de um teclado antigo, remetendo a uma época em que a sincronização de e-mail estava apenas criando raízes com protocolos como POP3 e IMAP.

O POP3 não foi criado para a forma como usamos o e-mail hoje. Ele vem de uma era totalmente diferente, do início dos anos 90, com conexão discada à Internet e um grande computador familiar na sala de estar.

Naquela época, verificar o e-mail significava fazer login, baixar as mensagens, desconectar-se para evitar o aumento da conta telefônica e ler tudo off-line. Para essa configuração, o POP3 realmente fazia muito sentido.

Então, o que ele faz?

O POP3 foi projetado para se conectar ao seu servidor de e-mail, recuperar e-mails, baixá-los para o seu dispositivo e, por padrão, excluí-los do servidor. Esse é o detalhe principal: sua caixa de entrada fica em seu computador, não na nuvem.

Então, você verifica seu e-mail na área de trabalho pela manhã. Tudo é baixado lá. Mais tarde, à noite, você abre o laptop em casa e sua caixa de entrada parece vazia, não porque os e-mails nunca chegaram, mas porque o POP3 já os transferiu.

Mas se esse desktop falhar ou for apagado, toda a sua caixa de entrada poderá desaparecer, a menos que você tenha um backup manual.

Agora, o POP3 não é de todo ruim. Ele funciona off-line, portanto, não é necessária nenhuma configuração especial. Ele quase não usa armazenamento do servidor (o que era um grande argumento de venda quando o espaço de armazenamento era caro). E foi criado para baixar as mensagens apenas uma vez, o que facilita o uso da largura de banda. É por isso que alguns provedores de e-mail mais antigos – e até mesmo algumas configurações padrão de desktop – ainda o utilizam.

Há maneiras de ajustar as configurações de POP para que os e-mails permaneçam no servidor. Mas a maioria das pessoas não sabe que essa é uma opção. Além disso, você não está pensando exatamente nas políticas de retenção do servidor quando está configurando uma conta de e-mail.

Mas perder e-mails é uma coisa. Mas cair no spam é pior. O InboxAlly treina as caixas de entrada para que reconheçam você como um remetente confiável. Comece a melhorar sua reputação hoje mesmo (não é necessária nenhuma configuração complicada).

Como funciona o IMAP e por que ele é o padrão atualmente

Uma mão aponta para uma nuvem com um símbolo de e-mail, sincronizando perfeitamente os e-mails por meio de uma rede de linhas interconectadas e nós brilhantes.

Ao contrário do POP3, o IMAP foi projetado para a maneira como você vive e trabalha atualmente. Ele pressupõe que você verificará seu e-mail em um telefone, um laptop, talvez até mesmo no computador de outra pessoa. E foi projetado para manter tudo sincronizado em todos eles.

O IMAP conecta seu aplicativo de e-mail diretamente ao servidor IMAP. Suas mensagens permanecem lá. Elas não são baixadas e excluídas – elas ficam no servidor até que você decida o que fazer com elas. Sempre que você abre a caixa de entrada, vê uma atualização em tempo real e, se você ler, excluir ou mover algo, essa atualização se aplica a todos os lugares.

O IMAP também oferece suporte a pastas, sinalizadores, rótulos e até mesmo filtros de pesquisa em várias plataformas. Por padrão, ele também não faz download de toda a sua caixa de correio; ele carrega e-mails e anexos quando você os abre. Menos desordem, menos largura de banda e muito mais controle.

Agora, sim, ele usa um pouco mais de largura de banda do que o POP3. Você está sincronizando muito em segundo plano. Mas a vantagem é que você não perde sua caixa de entrada se um dispositivo falhar. Suas pastas, estrutura e histórico de mensagens são armazenados com segurança no servidor.

É por isso que quase todos os aplicativos de e-mail modernos têm como padrão o IMAP.

Sua estratégia de e-mail não pode funcionar sem métricas importantes de capacidade de entrega. O InboxAlly oferece a visibilidade de que você precisa entre ISPs, pastas e engajamento. Corrija os pontos cegos em sua estratégia de envio – vejacomo o InboxAlly funciona.

Por que o POP3 prejudica o e-mail da equipe, o rastreamento e a capacidade de entrega

Um homem sentado em sua mesa, com as mãos no rosto, parecendo estressado enquanto várias telas de computador exibem dados financeiros. O logotipo do inboxally está visível, indicando problemas com a sincronização de e-mails via IMAP.

Não se trata apenas de perder o controle de sua própria caixa de entrada. O POP3 pode prejudicar discretamente a forma como as equipes trabalham, como os sistemas são sincronizados e como as campanhas são avaliadas sem que ninguém perceba o motivo.

Digamos que você esteja compartilhando uma caixa de entrada com um colega de equipe. Um de vocês faz o download de um e-mail usando o POP3; agora ele desapareceu para todos os outros. Mas é assim que o POP3 lida com o e-mail – mal, nesse caso.

Agora, imagine que você está executando uma campanha de e-mail fria ou aquecendo um domínio. Você precisa saber o que está acontecendo: quem abriu o quê, quais e-mails foram respondidos e quais foram excluídos. O POP3 torna isso difícil de rastrear. As mensagens desaparecem do servidor e suas ferramentas as perdem de vista.

Com o IMAP, isso é muito mais fácil. Todos os dispositivos e sistemas de rastreamento veem a mesma caixa de entrada. Isso é fundamental se você estiver:

  • Em uma equipe de vendas ou suporte que usa caixas de entrada compartilhadas
  • Uma agência que envia campanhas de alto volume
  • Um profissional de marketing que observa a capacidade de entrega e o envolvimento

Já vimos pessoas configurarem o POP3 sem saber e se perguntarem por que o webmail está vazio ou a automação é interrompida. É um erro de configuração silencioso com consequências reais.

Se você sentir que sua caixa de entrada não está funcionando, verifique a base. O POP3 pode ser o problema. IMAP, a solução.

Conclusão: É hora de mudar de POP3

Uma mulher faz sinal de positivo, em frente a quatro pessoas com os braços erguidos, todas sorrindo, comemorando a sincronização bem-sucedida de e-mails em um ambiente de escritório bem iluminado.

Se a sua caixa de entrada estiver agindo de forma estranha – os e-mails estão faltando, as pastas estão fora de sincronia, as mensagens aparecem em lugares estranhos – pode não ser culpa do seu provedor. Talvez seja apenas o POP3.

O POP3 funcionava bem quando o e-mail ficava em um único computador. Mas, atualmente, acessamos e-mails de telefones, laptops, navegadores e ferramentas de automação. O IMAP foi projetado para esse mundo.

Se você ainda estiver usando o POP3 (e talvez esteja sem saber), provavelmente é hora de fazer a mudança. A maioria dos aplicativos modernos já mudou, e você também deveria.